Adatkezelési tájékoztató

1. Adatkezelő és kapcsolat

MyPromotion Korlátolt Felelősségű Társaság (MyPromotion Kft.). Székhely: 7979 Drávatamási, Fő utca 4. Adószám: 32067000-2-14. Cégjegyzékszám: 14-09-321483. Kapcsolat: info@mypromotion.hu, +36 20 374 4410. Kapcsolattartási cím: 1154 Budapest, Őrjárat u. 44.

2. Milyen adatokat használunk az ajánlatkéréshez?

Az űrlap a vállalkozás nevét, a kapcsolattartó nevét és e-mail-címét kéri. Telefonszám, kívánt határidő, megjegyzés, valamint grafika és dokumentum is megadható. Az ajánlatkéréshez a kiválasztott termékek cikkszáma, megnevezése, változata, mennyisége és az emblémázási igény is kapcsolódik.

Az adatokat az ajánlat elkészítésére, egyeztetésére és a kapcsolattartásra használjuk. A rendszer az ajánlatkérést a MyPromotion saját CRM-rendszerébe továbbítja, ahol az ügyfélhez, a feladathoz és később az ajánlathoz kapcsolható. A visszaigazolást a megadott e-mail-címre küldjük. Az ajánlatkérés önmagában nem hírlevél-feliratkozás.

3. Az adatkezelés célja és jogalapja

A saját nevében eljáró egyéni vállalkozó ajánlatkérésének és megrendelésének kezelése szerződés előkészítését és teljesítését szolgálja a GDPR 6. cikk (1) b) pontja alapján. A vállalkozások képviselőinek és kapcsolattartóinak adatait az üzleti megkeresés megválaszolásához, a szerződéses kapcsolattartáshoz, az egyeztetések igazolásához és az igények rendezéséhez fűződő jogos érdekből kezeljük a GDPR 6. cikk (1) f) pontja alapján. Az utóbbi adatkezelés ellen az érintett saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat.

A számlázáshoz és számviteli megőrzéshez szükséges adatkezelés jogalapja jogi kötelezettség teljesítése, a GDPR 6. cikk (1) c) pontja alapján. Az opcionális követés csak külön hozzájárulásra alapulhat. Az adatkezelési tájékoztató megismerése nem általános adatkezelési hozzájárulás.

4. Grafikák és mellékletek

A weboldalon feltöltött grafikákat és dokumentumokat az ajánlatkéréssel együtt a CRM tárhelyén tároljuk. Ezek nem kerülnek be a nyilvános katalógusba. A szükséges állományok a feladat teljesítésére jogosult munkatársak számára hozzáférhetők.

A MyPromotion a grafikákat az utánrendelések megkönnyítésére, ügyfelenként külön mappákban, saját szerveren is archiválja. Ez a saját grafikai archívum nem felhőszolgáltatás; nem azonos a webes űrlap és a CRM tárhelyével.

Kérjük, csak a teljesítéshez szükséges fájlokat küldje el. A gyártásban közreműködő emblémázó vagy gyártó a rá bízott feladathoz szükséges grafikát kaphatja meg.

5. Technikai adatok és böngészőtárhely

Az ajánlatkéréshez egyedi azonosító és létrehozási idő tartozik. A fogadó rendszer visszaélés-megelőzési célból az IP-címből képzett hashértéket is tárol. A honlap és a levelezés működése során technikai naplók is keletkezhetnek, amelyek az elérés időpontját, hálózati azonosítókat, kért erőforrást és hibaadatokat tartalmazhatnak. Ezek célja az üzemeltetés és a visszaélések kivizsgálása; jogalapjuk a biztonságos működéshez fűződő jogos érdek. A levelezés technikai kiszolgálója: mail.mypromotion.hu.

Az űrlap és a terméklista a böngészőfül munkamenettárhelyén is megmaradhat, hogy frissítéskor folytatható legyen. A rendszer 24 óránál régebbi helyi piszkozatot nem állít vissza. A sikeres beküldés vagy az Ajánlatkérés törlése gomb a helyi piszkozatot törli. A ki nem küldött fájlokat ez a piszkozat nem tartalmazza.

6. Címzettek, szolgáltatók

Tárhely: Tárhely.Eu Szolgáltató Kft.; székhely: 1144 Budapest, Ormánság utca 4. X. em. 241.; cégjegyzékszám: 01-09-909968; adószám: 14571332-2-42. A mypromotion.hu és a CRM tárhelyszolgáltatója. Hivatalos kapcsolat: tarhely.eu/kapcsolat.

Szállítás: a MyPromotion közvetlen szerződéses partnere a LOTTE Csomaglogisztikai Korlátolt Felelősségű Társaság (LOTTE Kft.; székhely: 1225 Budapest, Nagytétényi út 218–220.; adószám: 13560748-2-43), amely a GLS alvállalkozójaként jár el. A kézbesítés a GLS hálózatában történik. A szállításban részt vevő partnerek a címzett nevét, szállítási címét és a kézbesítéshez szükséges kapcsolattartási adatokat kaphatják meg. A GLS tájékoztatója: GLS adatkezelési tájékoztató.

Egyes termékképek külső képszerverekről töltődnek be. A kép lekérésekor a böngésző közvetlen kapcsolatot létesít a külső szolgáltatóval, amely így megismerheti az IP-címet, a lekérés időpontját és a böngésző által küldött technikai adatokat. A képek megjelenítése önmagában nem marketingkövetés. A külső katalógusok megnyitásakor a látogató másik webhelyre lép át, ahol annak szolgáltatójának adatkezelési és sütiszabályai érvényesülnek. Google Analytics jelenleg nincs aktiválva.

7. Megőrzés és felülvizsgálat

Az ajánlatokat és ajánlatkéréseket az üzleti előzmények visszakereshetősége érdekében legalább 5 évig őrizzük meg, automatikus dokumentumtörlés nélkül. Ez az üzleti dokumentumok megőrzésére vonatkozó szabály, nem valamennyi személyes adat és melléklet korlátlan tárolásának jogalapja.

A személyes adatok további megőrzésének szükségességét külön kell vizsgálni. A megőrzés időtartamának megállapításakor az ügy lezárását, a fennálló üzleti kapcsolatot, az igazolható utánrendelési igényt, a szerződéses igények érvényesíthetőségét, a folyamatban lévő jogvitát és a jogszabályi megőrzési kötelezettségeket vesszük figyelembe. Az e célokhoz már nem szükséges személyes adatot törölni vagy vissza nem fordíthatóan anonimizálni kell. A CRM nem végez általános automatikus törlést; a személyes adatokat érintő felülvizsgálat és törlés külön intézkedést igényel.

A saját grafikai archívumban a nem személyes jellegű céges grafikák utánrendelési célból hosszabb ideig is megőrizhetők. A személyes adatot tartalmazó grafikákra – például névre szóló mintára vagy személyt ábrázoló képre – a célhoz kötöttség és a szükségesség külön vizsgálata vonatkozik; az archívum nem jelent korlátlan megőrzést.

A technikai naplók megőrzését az üzemeltetési és biztonsági cél, valamint az esetleges incidens kivizsgálásához szükséges idő határozza meg. A mentések a helyreállítást szolgálják. Törlési kérelem esetén a működő adatállomány és az archív vagy mentett példányok kezelése egyaránt vizsgálandó; a mentésekben szereplő adat nem használható fel új üzleti célra pusztán azért, mert mentésben megmaradt.

A számviteli bizonylatokra a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szerinti, legalább 8 éves megőrzés vonatkozik. Ez nem terjeszti ki automatikusan a megőrzést az összes feltöltött grafikára vagy ajánlatkérési mellékletre.

8. Érintetti jogok

A GDPR feltételei szerint hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás, tiltakozás és adathordozhatóság kérhető az info@mypromotion.hu címen. A hozzájárulás visszavonható, ha az adatkezelés ezen alapul. Panasz tehető a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál: naih.hu; bírósági jogorvoslat is igénybe vehető. A kérelmeket főszabály szerint egy hónapon belül megválaszoljuk; a GDPR szerinti hosszabbításról és annak okáról ezen időn belül tájékoztatást adunk. A jogos érdeken alapuló adatkezelés elleni tiltakozás és a törlés iránti kérelem elbírálása az adott adatkezelés feltételei szerint történik.

Az ajánlatkérés fogadásához a kötelező adatok szükségesek. Az ajánlatról nem automatizált döntés születik; a megadott igények alapján munkatárs készíti el.